volontari per i beni culturali
Dieci piccole regole (esplicate) per render i testi uniformi e prepararli ad una successiva impaginazione. Evitare alcuni errori comuni e impostare un testo con gli stili (la cui modifica non è oggetto di questa guida) permettono di risparmiare moltissimo tempo, di permettere facilmente un passaggio tra diversi applicativi di un testo e di migliorare sensibilmente il risultato finale.
Impostare un testo, soprattutto se lungo e strutturato in capitoli, paragrafi e simili è una questione d'ordine: la differenziazioni dei titoli tra paragrafi e sotto-paragrafi, che si rispecchia solitamente nella grandezza diversa della font, indica una strutturazione ad albero dei contenuti che non va mantenuta: se introduco un capitolo (titolo di secondo livello) tutti i titoli a seguire (titoli di terzo livello) saranno "letti" come sotto-capitoli quindi collegati logicamente al primo; per introdurre un altro argomento dovrò ricorrere nuovamente ad un titolo di secondo livello e quindi, eventualmente, a titoli di terzo livello; introduzione, ringraziamenti, bibliografia (a meno che non sia presentata capitolo per capitolo) sono capitoli di pari livello di quelli del testo. L'uso della numerazione nei titoli (es. 2.3) può aiutare nella lettura della struttura del testo.
Usare gli stili, soprattutto per poi inviare il materiale per l'impaginazione, aiuta non poco. Non bisogna badare minimamente all'aspetto del testo, quanto alla sua gerarchizzazione. Niente allineamenti, caratteri, dimensioni o simili, lasciate tutto com'è: aprite il cassetto stile e quando dovete differenziare un elemento (un titolo, un sotto-titolo, un testo citato, etc.) basta selezionarlo e cliccare sull'elemento corrispondente nel cassetto stili. Non fate altro, anche se tutto vi apparirà brutto: quando si impaginerà il testo grazie a questa accortezza basterà impostare le proprietà di un singolo elemento-tipo (il titolo, il corpo, etc.), specificando ad esempio che prima di un capitolo venga inserita una pagina bianca e che dopo ci sia un centimetro di spazio, che le modifiche si ripercuoteranno su tutti gli elementi corrispondenti. L'assegnazione degli stili solitamente viene importata pari-pari nei vari applicativi usati per impaginare, le proprietà invece vengono date ex-novo (se non caricate da stili già creati ex-ante).
Ricorda che nella fase d'impaginazione sarà il grafico a sistemare tutto il testo, distanziando i vari elementi ed automatizzando le spaziature utilizzando gli stili, distanziare elementi in verticale o orizzontale pigiando ripetutamente invio o spazio è una pratica sbagliatissima (che farà perdere molto tempo a chi impaginerà); se hai necessità di particolari configurazioni grafiche (come incolonnamenti, tabelle, allineamenti) parlane con chi impaginerà, prima di lavorare molto tempo per nulla. Ricorda che lavorare con i caratteri invisibili attivati aiuta a prevenire a colpo d'occhio gli errori, individuando facilmente ad esempio gli spazi multipli.
Le le immagini non vanno inserite direttamente nel testo ma bisogna fornirle separatamente (possibilmente numerate in modo ordinale): basterà inserire nel testo un riferimento (tipo "Figura 33") a cui segue l'eventuale didascalia, sarà premura di chi impaginerà trovare la soluzione grafica migliore per far cadere bene gli elementi nel testo, che dipenderà anche dalle scelte di impaginazione (tutte le immagine a fine capitolo o sparse nel testo). Assegnate uno stile a sé anche a questi segnaposto.
5. punto e a-capo: ma quale?
Esistono due tipi di fine riga: l'a-capo ed il fine paragrafo,
il primo si ottiene premento Alt + Invio, il secondo solo Invio. Appaiono
a prima vista uguali, ma non lo sono. L'esempio appare chiaro quando, nelle
impaginazioni, si distanziano leggermente i vari paragrafi usando un automatismo
degli stili (divisi appunto dal fine paragrafo) per aumentarne la leggibilità:
se in questo contesto inserisco la citazione di una poesia (o semplicemente
un sotto-paragrafo sullo stesso argomento) e voglio evitare una distanza
visiva tra i versi (o i sotto paragrafi) userò l'a-capo.
Anche lo spazio, gli a-capo, etc. sono dei veri e propri caratteri, detti caratteri invisibili, e come tali sono selezionabili. Sono visualizzabili spuntando l'omonima voce: il testo apparirà quindi arricchito di una serie di simboli (un punto a mezza altezza per gli spazi, una P rovescia per il fine paragrafo, una freccia a gomito verso sinistra per gli a-capo ed una freccia verso destra per i tabulatori).
Non ci sono scuse: - (trattino) non è uguale – (trattino lungo), È non è assolutamente uguale ad E' e c'è differenza tra " " (virgolette) e “ ” (virgolette tipografiche o inglese); mentre scrivete verificate cosa state usando ed impostate le preferenze (per il primo ed ultimo caso) per l'uso automatico o meno, nonché utilizzate i simboli (o caratteri speciali) per inserire ciò che non trovate sulla tastiera, come le lettere accentate maiuscole. Spesso la mancata configurazione preventiva porta ad annidare inconsapevolmente molti errori brutti – e sbagliati – nel testo.
Quando vi è la necessità di evidenziare qualche elemento nel testo può essere utile ricorrere a qualche escamotage, da usare anch'esso con parsimonia: solitamente le parole straniere vengono messe in italico (e non chiamiamolo corsivo!) e sarebbe consigliato il non-uso del grassetto (non stiamo stilando degli appunti o un manifesto pubblicitario dove per una lettura veloce è meglio render evidente a prima vista); evitate di miscelare tra loro i sistemi, scegliete un modo di evidenziazione ed usatelo sempre. Il maiuscolo, salvo per le sigle, non va mai usato, nemmeno nei titoli: se si vorrà si potrà impostare in una successiva fare in modo automatico per quest'ultimi, ma vanno sempre e comunque scritti in minuscolo con le regole corrette per l'uso delle lettere maiuscole. Il sottolineato non viene preso in considerazione in questa guida (bleah!).
Se abbiamo un testo lungo è meglio dosare l'uso degli elenchi a pochi specific punti: condurre un ragionamento lineare (magari specificando "Al primo punto...") è senz'altro preferibile ad un abuso dei punti, salvo elenchi compatti (non lunghi più di qualche riga) e composti almeno da 3 voci. L'uso dei sotto-punti è raro ed andrebbe concordato con il grafico. Per gli elenchi ordinali vale lo stesso discorso di cui sopra e non bisogna dimenticare la coerenza: a seconda delle preferenze scegliete se adottare lettere, numeri arabi o romani (comunicandolo all'impaginatore) e lavorate con le impostazioni di default del vostro applicativo (solitamente numeri arabi). In merito alle tabelle (se non potete farne a meno) utilizzate lo strumento senza apportare grosse modifiche: in fase d'impaginazione esse dovranno venir ricreate ex-novo.
Esistono diversi modi per stilare la bibliografia e le note: va ricordato anzitutto che la cosa più importante in prima istanza è la coerenza e la completezza. Una volta scelto se riportare uno e entrambi gli elementi a fine paragrafo (o accorparli a fine testo dividendo o meno i capitoli) adottate un elenco puntato (o ordinale se ci sono riferimenti nel testo) per la bibliografia ed uno ordinale per le note senza particolari vezzi grafici: in fase d'impaginazione verranno definiti questi dettagli.
